Onvergetelijk reizen via Budi Tours

Onvergetelijk reizen via Budi Tours

Jaren van ervaring heeft ons geleerd dat het boeken van een verre reis bij een lokale organisatie onduidelijkheden met zich mee brengt. Op deze pagina geven wij uitleg over ons bedrijf, werkwijze en de voorwaarden die wij hanteren.

Ons bedrijf

Budi Tours is een 100% Indonesisch bedrijf. Wij opereren vanuit Yogyakarta, Java, sinds 2007. Wij hebben geen filiaal of kantoor in Europa. Jullie reis stellen wij ook hier vandaan samen, onze gesprekken vinden plaats via mail en/of skype. Vanuit deze stad bereiden we jullie reis ook voor en begeleiden wij jullie reis. Op ons kantoor in Yogyakarta werken mensen waar jullie direct contact mee hebben.

Contacten

Op de diverse eilanden werken we samen met lokale mensen. Onze voorkeur gaat uit naar lokale kleine bedrijven. Vaak zijn dit eenmanszaken of familiebedrijven. Echter niet op ieder eiland is dit mogelijk of soms groeien eenmanszaken uit naar grotere bedrijven. Voor ons is het het belangrijkst dat jullie reis een goede mix heeft van zien wat er te zien is en het hebben van een lokale ervaring, deze mix zorgt naar onze mening voor die onvergetelijke ervaring. Het zo goed mogelijk begeleiden van jullie reis heeft onze pioriteit en om dit te bewerkstelligen is een goede samenwerking met lokale partijen van belang.

Interesse in een reis! Wat is de volgende stap?

PAKKETREIS

Boeken (booking) Op onze site zien jullie die reis staan die jullie graag willen maken dan zijn de volgende stappen snel gemaakt. Je mailt ons welke reis (iedere pakketreis heeft een titel of code) je graag wilt maken en (als al bekend) wat je aankomst- en vertrekdatum is (internationale vliegticket koop je zelf). Vervolgens sturen wij deze reis ter bevestiging in een reisschema,dat reisschema geef je akkoord en dat is voor ons een zogenoemde ‘firm booking’ (als je iets wijzigt wordt het een reis op maat).

Inplannen Reis We gaan nu jullie reis inplannen. Eerst boeken we hotels voor de gewenste kamers op jullie reisdata. Ook plannen we een chauffeur en auto in en leggen (indien noodzakelijk) excursies vast. Wanneer dit allemaal schriftelijk aan ons bevestigd is door onze lokale mensen dan mailen we jullie een ‘bookings confirmation’ en hierbij sturen we direct de factuur voor de reis met de details voor betaling.

Kamer niet beschikbaar:  de gewenste kamer is niet beschikbaar dan bieden wij direct een alternatief. Indien mogelijk binnen dezelfde prijsklasse. Het aangeboden alternatief wordt vaak geblokt (is in het hoogseizoen net altijd een optie). Jullie ontvangen een aangepaste offerte (quote) en vervolgens bespreken/ mailen we het met jullie. Pas na jullie akkoord wordt er weer een definitief schema gemaakt en na akkoord daarop gaan wij jullie reis definitief inplannen. Wanneer jullie een bookingsconfirmation en een factuur hebben ontvangen is de reis bevestigd en geboekt.

Communicatie tussen boeking en reis Tussen een bevestigde reis (confirmed booking) en de eerste betaaldatum zit soms lange tijd. Een tijd waarin vragen altijd gesteld kunnen worden maar een intensief contact niet noodzakelijk is. Zodra jullie reis bijna van start gaat,wordt het contact weer intensiever.

Ontvangstbetaling Wanneer wij de volledige betaling (zie onze betaalvoorwaarden) hebben ontvangen, ontvangen jullie vouchers (indien gewenst en noodzakelijk), telefoonnummer van jullie eerste chauffeur en een gedetailleerd reisplan. Hierin staat belangrijke informatie als vertrektijden van treinen of pick up tijden op bepaalde dagen nogmaals weergegeven.

Tijdens de reis Gedurende jullie reis houden wij altijd contact met jullie chauffeur of begeleiders maar er zijn ook momenten waarop we jullie persoonlijk  spreken. Hebben jullie vragen dan kan dat direct (telefoonnummers geven wij voor aanvang reis in het document 'information guest booking') of via jullie chauffeur.

Na de reis Aan het einde van de reis ontvangen jullie een email met een evaluatieformulier.

REIS OP MAAT

Bij een maatreis zijn de contact momenten altijd intensiever. Het is aftasten waar jullie reiswensen precies liggen. Na een eerste contact waarin jullie aangeven naar welk eiland je wilt, met hoeveel personen in welke periode en wat voor soort reis je wilt maken (natuur, cultuur, zeer actief of liever meer strand) gaan wij aan de slag en vertalen deze wensen naar een (eerste) reisschema.

Intentie om te boeken Een eerstre reisschema noemen wij vaak een praatstuk. Het is een eerste opzet. Wij maken aan de hand van de gegeven reiswensen een eerste reisschema (V1) inclusief een passende offerte (quote). Hierop geven jullie feedback en vervolgens mailen wij een aangepast voorstel en daarop geven jullie weer opmerkingen (of wellicht is het al helemaal naar tevredenheid). Als jullie tevreden zijn over het voorgestelde reisschema en aankomst- en vertrekdatum zijn bekend, controleren wij beschikbaarheid van kamers. Vervolgens mailen we een final reisschema voorzien van een passende quote.

Boeken (booking) Zodra aankomst- en verterkdatum bekend zijn maken wij een final reisschema en na akkoord op dat final voorstel, een zogenoemde ‘firm booking’ beginnen we jullie reis definitief in te plannen. Kamers worden definitief bevestigd,we plannen chauffeur en auto in en leggen excursies vast.

Bevestiging van boeking Wanneer dit allemaal schriftelijk aan ons bevestigd is door onze lokale mensen dan mailen we jullie een ‘bookings confirmation’ en hierbij sturen we direct de factuur met details voor betaling.

Kamer niet beschikbaar:  de gewenste kamer is niet beschikbaar dan bieden wij direct een alternatief. Indien mogelijk binnen dezelfde prijsklasse. Het aangeboden alternatief wordt vaak geblokt (is in het hoogseizoen net altijd een optie). Jullie ontvangen een aangepaste offerte (quote) en vervolgens bespreken/ mailen we het met jullie. Pas na jullie akkoord wordt er weer een definitief schema gemaakt en na akkoord daarop gaan wij jullie reis definitief inplannen. Wanneer jullie een bookingsconfirmation en een factuur hebben ontvangen is de reis bevestigd en geboekt.

Communicatie tussen boeking en reis Tussen een bevestigde reis (confirmed booking) en de eerste betaaldatum zit soms lange tijd. Een tijd waarin vragen altijd gesteld kunnen worden maar een intensief contact niet noodzakelijk is. Zodra jullie reis bijna van start gaat,wordt het contact weer intensiever.

Ontvangstbetaling Wanneer wij de volledige betaling (zie onze betaalvoorwaarden) hebben ontvangen, ontvangen jullie vouchers (indien gewenst en noodzakelijk), telefoonnummer van jullie eerste chauffeur en een gedetailleerd reisplan. Hierin staat belangrijke informatie als vertrektijden van treinen of pick up tijden op bepaalde dagen nogmaals weergegeven.

Tijdens de reis Gedurende jullie reis houden wij altijd contact met jullie chauffeur of begeleiders maar er zijn ook momenten waarop we jullie persoonlijk  spreken. Hebben jullie vragen dan kan dat direct (telefoonnummers geven wij voor aanvang reis in het document 'information guest booking') of via jullie chauffeur.

Na de reis Aan het einde van de reis ontvangen jullie een email met een evaluatieformulier.

Betaalvoorwaarden

Indien je kiest voor een reis met Budi Tours en een boeking hebt gedaan en Budi Tours heeft deze boeking bevestigd dan gelden de volgende betaalvoorwaarden:

  1. 50% van de totaalsom te betalen uiterlijk 4 weken voor aankomst in Indonesië
  2. 50% (het restant) van de totaalsom dient uiterlijk 1,5 week voor aankomst in Indonesië te zijn voldaan.

Een aanbetaling vragen wij niet. Echter betalingen noodzakelijk om een boeking van kamer/villa te garanderen brengen we direct in rekening.

Annuleren

In een geval van annulering hanteren wij de volgende annuleringsvoorwaarden:

  • Bij annulering vanaf 18e dag (incl.) tot de 14e dag (excl.) voor de aankomstdag: 30% van de totale reissom,
  • Bij annulering vanaf 14e dag (incl.) tot de 7e dag (excl.) voor de aankomstdag: 50% van de totale reissom,
  • Bij annulering vanaf de 7e dag (incl.) voor de aankomstdatum 100% van de reissom.

Voorwaarden en condities

Budi Tours is een klein bedrijf en de mensen met wie wij samenwerken zijn vaak kleine zelfstandigen. Dit zorgt ervoor dat we goed en op wens een reis kunnen samenstellen tegen een scherpe prijs maar ook dat een onverwachtte stijging in kosten niet door ons ‘gedragen’ kan worden. Al onze offertes zijn dus verbonden aan een aantal voorwaarden en condities.

  • Genoemde prijzen in een ggeven offerte zijn alleen geldig conform het gegeven reisschema Bij wijzigingen in dit schema (plaats, dagen, data of hotel) stellen wij een nieuwe offerte samen.
  • Garantie op beschikbaarheid van kamer(s) kunnen wij alleen geven na ontvangst van een definitieve boeking (firm booking).
  • Gegeven offertes zijn (slechts) bepaalde tijd geldig. De vervaldatum wordt aangegeven in je reisschema.
  • Offertes zijn gebaseerd op de recente situatie in Indonesië. Wij behouden ons het recht voor om een eventuele verhoging van benzineprijzen (BBM) of onaangekondigde entreeprijsstijgingen door de Indonesische overheid ook achteraf door te berekenen.
  • Excursies zijn opgesteld aan de hand van de huidige situatie in Indonesië. Eventuele natuurverschijnselen zijn natuurlijk niet te voorspellen en kunnen er voor zorgen dat de route dan wel dagplanning (ter plekke) wordt aangepast. Eventuele bijkomende kosten zijn voor rekening van de reiziger.

Voor vragen of boekingen mail ons gerust

Contact Us